○石井町文書保存規程

平成13年12月20日

訓令第2号

石井町文書編さん保存規程(昭和40年石井町訓令第1号)の全部を改正する。

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書保存の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 各課等の長 石井町課及び室設置条例(平成16年石井町条例第7号)に定める課及び室の長、保育所長、教育次長、学校教育課長、社会教育課長、給食センター所長、農業委員会事務局長及び議会事務局長をいう。

(2) 文書取扱者 当該事務事業に係る文書事務担当者をいう。

(3) 未完結文書 収受文書又は起案文書で、当該文書の事務処理が完結していない文書をいう。

(4) 文書の保管 完結文書で、当該文書に係る事案を担当する各課等の事務室内の一定の場所に収納し管理しているものをいう。

(5) 文書の保存 完結文書で、保存文書庫等に整理し、管理しているものをいう。

(6) 廃棄文書 保存期間が満了し、廃棄の決定を行った文書をいう。

(文書取扱いの基本)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が機能的かつ適正に行われるように管理し、保存しなければならない。

2 文書管理全体に関する運営、指導及び調整等は、総務課長が行うものとする。各課等における文書事務の正確かつ迅速な処理の促進は、各課等の長が行う。

第2章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第4条 文書は、常に整然と分類し、必要なときは、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常事態に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(保管単位)

第5条 文書の保管は、各課等において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当であると認めるときは、この限りでない。

(ファイル基準表)

第6条 文書取扱者は、当該保管単位においてファイルする文書等についてファイル基準表(様式第1号)を作成し、速やかに、その写しを総務課長に提出しなければならない。

2 前項に規定するファイル基準表は、各課等において保管し、文書取扱者において当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。

3 文書取扱者は、前項に規定するファイル基準表の記載事項に変更等がある場合は延滞なく、登録・変更届(様式第2号)により総務課長に届け出なければならない。

4 文書取扱者は、法令等により定められた簿冊その他の文書でファイルすることができないものについてもファイル基準表に明記し、前項の規定に準じて総務課長に提出しなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第7条 文書取扱者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、書棚等に収納しておくものとする。

第3章 文書の保存

(文書の保存年限)

第8条 文書の保存年限は、別表及びファイル基準表による。

(文書の保存年限の種別)

第9条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間、証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令の定める期間又は時効期間による。

(保存年限の設定)

第10条 文書保存年限の決定又はその内容の変更は、各課等の長が総務課長の承認を得て行う。

2 各課等の長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3 文書取扱者は、前項の規定により決定した文書の保存年限をファイル基準表に記載しなければならない。

(保存年限の計算)

第11条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完成した日の属する年の翌年初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第12条 保存を必要とする完結文書は、各課等の長の指示を受けて、文書取扱者が次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1) 年度文書は年度ごとに、暦年文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。

(2) 保存文書は廃棄年度ごとに、保存箱に収納すること。

(3) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度の文書として区分すること。

(保存文書の引継ぎ)

第13条 文書取扱者は、保存箱に収納した文書について、保存箱リスト(様式第3号)を作成し、総務課に提出しなければならない。

2 前項の規定により文書の引継ぎをする場合は、総務課より保存文書庫のロケーション番号の指定を受け、保存箱及び保存箱リストにその番号を記載し、総務課長に引き継がなければならない。

(文書の保存場所)

第14条 保存文書は、保存文書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。

(保存文書庫の管理)

第15条 前条に規定する保存文書庫は、総務課が管理する。

(保存文書の利用)

第16条 保存文書の閲覧等をしようとする職員は、保存文書閲覧簿(様式第4号)に所要事項を記入の上、総務課長の承認を得なければならない。

第4章 文書の廃棄

(文書の廃棄の決定)

第17条 総務課長は、その保存する文書について保存期間を満了したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2 各課等の長は、永年保存の文書以外で、保管又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、総務課長との協議を要しない。

3 第1項の規定により、文書を廃棄するときは、保存箱リストに廃棄年月日を記載の上、総務課長の承認を得なければならない。

第18条 総務課長は、第13条の規定により引き継がれた文書のうち、永年保存文書については、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、改めて保存の可否を決定する。

2 前項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、当該文書の各課等の長と協議の上、廃棄の手続をすることができるものとする。この場合においては次条の規定を準用する。

(廃棄文書の処理)

第19条 廃棄を決定した文書は、各課等の関係職員立会いのもとに、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。

2 前項の焼却等の利便を図るため、総務課長は、毎年、まとめて廃棄する日を設定する。

3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。

第20条 前条の規定により文書を廃棄したときは、ファイル基準表及び保存箱リストにその旨を記載しなければならない。

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令施行の際、石井町文書編さん保存規程(昭和40年石井町訓令第1号。次項において「旧規程」という。)により、既に保存年限の設定されている文書は、次の左欄に掲げる保存年限の区分に応じ、同表の右欄に掲げる保存年限の文書とみなす。

永久保存

永年保存

10年保存

10年保存

5年保存

5年保存

3年保存

3年保存

1年保存

1年保存

3 この訓令の施行前に、旧規程によってなした手続その他の行為は、なお従前の例による。

(平成19年7月2日訓令第8号)

この規程は、制定の日から施行する。

(平成20年3月27日訓令第4号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成22年3月23日訓令第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成28年3月31日訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(平成29年3月24日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(令和4年3月28日訓令第1号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

別表(第8条関係)

文書保存年限別基準表

第1種(永年保存)

(1) 町議会に関する重要なもの

(2) 条例、規則、告示、訓令、訓、達、指令に関する決裁文書及び関係書類

(3) 歴史の資料となるもの

(4) 国又は県の訓令、指令、規則、重要な文書及び往復文書で永年保存の必要があるもの

(5) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの

(6) 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの

(7) 褒賞及び儀式に関する文書

(8) 審査請求、訴訟及び和解に関する重要なもの

(9) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(10) 事務引継に関する重要なもの

(11) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

(12) 公の財産又は町の財産及び町債に関するもの

(13) 町税徴収に関するもの

(14) 寄附受納に関する重要なもの

(15) 認可、許可又は契約に関するもの

(16) 隣接市町村との分合に関するもの

(17) 事業及び事業計画に関する重要なもの

(18) 工事に関する特に重要なもの

(19) 原簿、台帳等で特に重要なもの

(20) 法令に基づく各種台帳

(21) その他永年保存の必要があると認められる公文書

第2種(10年保存)

(1) 町議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの

(4) 補助金に関する重要なもの

(5) 職階、進退、身分等の人事に関するもの

(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(7) 原簿、台帳等で重要なもの

(8) 租税その他各種公課に関するもの

(9) 外国人登録に関するもので重要なもの

(10) その他10年保存の必要があると認められる公文書

第3種(5年保存)

(1) 官報及び県報

(2) 外国人登録に関するもので第2種以外のもの

(3) 消耗品及び材料に関する重要なもの

(4) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(5) 公の財産又は町の財産に関する重要でないもの

(6) 給与に関する重要なもの

(7) 重要文書の発受に関するもの

(8) 工事又は物品に関する重要でないもの

(9) その他5年保存の必要があると認められる公文書

第4種(3年保存)

(1) 消耗品及び材料に関するもの

(2) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

(3) 予算、決算及び出納に関する重要でないもの

(4) 給与に関するもの

(5) 照会、回答その他往復文書に関するもの

(6) その他3年保存の必要があると認められる公文書

第5種(1年保存)

第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの

(1) 文書の収受、発送、処置に関するもの

(2) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの

(3) 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの

(4) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

(5) 消耗品受払に関する特に軽易なもの

(6) 軽易な照会、回答その他の文書

(7) 処理を終わった一時限りの届出、証明及びこれに関する公文書

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石井町文書保存規程

平成13年12月20日 訓令第2号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成13年12月20日 訓令第2号
平成19年7月2日 訓令第8号
平成20年3月27日 訓令第4号
平成22年3月23日 訓令第5号
平成28年3月31日 訓令第4号
平成29年3月24日 訓令第1号
令和4年3月28日 訓令第1号